Несмотря на то, что компьютерная техника проникла во все сферы жизни человека, законодательство требует хранение всех документов в бумажной форме. Уже существует несколько законов об электронных документах и цифровой подписи, однако всегда должны храниться оригиналы в бумажной форме. Ликвидация предприятия является довольно сложной и продолжительной юридической процедурой. В момент ликвидации предприятия, все документы должны быть переданы в архив. Те документы, которые имеют истекший срок хранения, подлежат уничтожению.
Уничтожение документов ликвидируемого предприятия осуществляется специальной комиссией. При этом необходимо составить акт об уничтожении, а также провести опись всех документов, подлежащих уничтожению. Сотрудники или руководители предприятия не могут самостоятельно уничтожить документы, даже если срок их действия истек, и они не имеют никакой юридической силы. Для этого необходимо воспользоваться услугами специализированных организаций.
К документам, которые должны быть переданы в государственный архив, относятся:
- приказы и распоряжения относительно личного состава,
- личные дела работников,
- трудовые соглашения,
- личные карточки работников,
- выписки из протоколов,
- бухгалтерские и статистические отчеты,
- журналы приема и отгрузки товаров и услуг,
- журналы учета перемещения, увольнения и приема сотрудников,
- счета по начислению заработной платы работников предприятия, или платежные ведомости,
- личные документы сотрудников, которые были не востребованы при увольнении (дипломы, аттестаты, трудовые книжки, свидетельства и др.).